Registre d’immeuble – Ce qu’il faut conserver

Guide informatif pour syndicats de copropriété au Québec.

Loi 16 Loi 141 Loi 25 C.c.Q.
Pourquoi conserver ces informations?

La gestion d’un immeuble en copropriété implique des responsabilités légales, financières et techniques. Conserver les documents énumérés ci-dessous assure la transparence envers les copropriétaires, facilite le travail du conseil d’administration et protège le syndicat lors de situations sensibles comme un litige ou un sinistre. Ces informations sont également exigées par la loi

Vous trouverez ci-après un résumé clair des informations obligatoires et recommandées que tout syndicat devrait conserver dans son registre officiel.

Obligations en bref

Loi 16

  • Carnet d’entretien
  • Étude et suivi du fonds de prévoyance

Loi 141

  • Fonds d’auto-assurance du syndicat
  • Preuves d’assurances des copropriétaires

Loi 25

  • Consentement et finalités de traitement
  • Minimisation et sécurité des données
Ce contenu est informatif et ne remplace pas un avis juridique.
1) Juridique & administratif
  • Déclaration de copropriété et modifications (actes notariés).
  • Règlements d’immeuble adoptés en assemblée.
  • Livre des minutes (assemblées et CA), résolutions écrites.
  • Liste officielle des copropriétaires et administrateurs.
  • Procurations et avis légaux.
2) Finances
  • États financiers annuels, grand-livre, journal, budget prévisionnel.
  • Registre des quotes-parts et charges communes.
  • Fonds de prévoyance (étude, capitalisation, suivi).
  • Fonds d’auto-assurance (Loi 141).
  • Contrats, factures, reçus.
3) Technique & entretien
  • Carnet d’entretien (Loi 16) : travaux, échéanciers, coûts.
  • Plans et devis (architecture, structure, électricité).
  • Rapports d’inspection.
  • Historique des sinistres et réparations majeures.
  • Garanties et manuels techniques.
4) Copropriétaires & occupants
  • Registre des copropriétaires (coordonnées).
  • Coordonnées des créanciers hypothécaires.
  • Preuves d’assurance habitation (Loi 141).
  • Consentements (Loi 25) et finalités de traitement.
  • Seconde personne par unité (si applicable).
5) Assurances
  • Polices du syndicat et avenants.
  • Déductibles, périodes de couverture.
  • Dossiers de sinistres et réclamations.
6) Contrats & fournisseurs
  • Entretien ménager, déneigement, ascenseurs, etc.
  • Dates de début/fin, renouvellements.
  • Preuves d’assurance et attestations CNESST.
7) Litiges & suivis
  • Mises en demeure, petites créances, arbitrages.
  • Correspondances juridiques, ententes, jugements.
  • Points de suivi en conseil d’administration.
8) Correspondances importantes
  • Avis aux copropriétaires, communications officielles.
  • Échanges avec assureurs et fournisseurs.
  • Conserver pièces jointes et dates.